Zodra je op twee plekken verkoopt, krijg je een probleem dat geen van beide plekken alleen kan oplossen. De winkel weet niet wat er online is verkocht en de webshop weet niet wat er over de toonbank is gegaan. Elke keer dat die twee uit elkaar lopen, moet iemand een klant bellen.
Kies een systeem dat de baas is
Voorraad is bij uitstek een gegeven met een duidelijke eigenaar nodig. Meestal is dat het systeem waar de fysieke handelingen gebeuren, dus je kassa of je voorraadsysteem, en niet de webshop. De webshop krijgt het aantal te horen en beslist er niet zelf over.
Hoe vaak moet het synchroniseren
- Bij trage doorloop is een keer per uur ruim voldoende.
- Bij snel verkopende artikelen wil je bij elke verkoop een melding, niet een ronde op vaste tijden.
- Bij een actie of een piekdag is de frequentie die normaal werkt te laag.
- Bij artikelen die maar een keer bestaan, zoals tweedehands, moet het direct.
De veiligheidsmarge
Een eenvoudige en effectieve maatregel is een buffer: laat de laatste een of twee stuks niet online verkoopbaar zijn. Je verkoopt iets minder online en je zegt bijna nooit meer nee. Voor winkels met een fysieke toonbank is dat vaak de goedkoopste oplossing die er is.
Waar koppelingen in de praktijk stuklopen
- Artikelnummers die niet overeenkomen. Zonder eenduidige nummers is er niets te koppelen.
- Varianten. Maat en kleur worden in kassasystemen vaak anders opgeslagen dan in de webshop.
- Retouren en breuk. Die verlagen de voorraad in het ene systeem en niet in het andere.
- Handmatige correcties. Iemand past in de webshop een aantal aan en de volgende ronde zet het terug.
Wat je erover moet afspreken met je team
Een technische koppeling redt het niet zonder afspraken. Wie boekt breuk af, wie controleert de dagelijkse afwijkingen en wat doe je als de twee systemen niet overeenkomen? Zet dat op papier voordat de koppeling live gaat, anders wordt de koppeling de schuldige van elk verschil.